Ein zentrales Thema der Zentralbibliothek Zürich im Jahr 2023 war die Initiative «Auftakt ZB-Kultur». Mit dieser strategischen Initiative hat die ZB ihre Betriebskultur reflektiert und bewusst weiterentwickelt.
Dass die ZB-Kultur gemeinsam mit den Mitarbeitenden entwickelt werden soll, war der Projektleiterin Alexandra Müller von Anfang an klar.
Nach der Auftragsklärung mit der Geschäftsleitung haben wir – mit Unterstützung von Alexandra Müller – eine Spurgruppe gebildet. Sie war so zusammengesetzt, dass sie im Kleinen das ganze System der Zentralbibliothek repräsentierte. Das bedeutete, dass darin z.B. Vertreter:innen aus allen Abteilungen, unterschiedlicher Hierarchiestufen, Professionen und Dienstalter vertreten waren.
Gemeinsam mit der Spurgruppe haben wir die Ziele geschärft und zwei Workshops organisiert, an denen zwei Drittel der ZB-Mitarbeitenden teilgenommen haben.
An den beiden Grossgruppen-Workshops haben die Teilnehmenden in immer wechselnden kleinen Gruppen die Sonnen- und Schattenseiten der aktuellen Kultur identifiziert und Bilder für die künftige Kultur der ZB gestaltet. Dabei entstanden viele kreative Ideen, wie die Kultur beeinflusst werden könnte; von konkret und schnell umsetzbar bis abstrakt und aufwändig. Die Ergebnisse wurden mit der Spurgruppe gebündelt, 7 Umsetzungsideen priorisiert und der Geschäftsleitung präsentiert.
Einige dieser Ideen wurden bereits 2023 realisiert. So wurde zum Beispiel das Onboarding von neuen Mitarbeitenden verbessert. Neu gibt es regelmässige Rundgänge für neue Mitarbeitende, damit sie sich in der ZB schnell zurechtfinden und besser Kontakte knüpfen können. Ausserdem wurde eine Plattform geschaffen, auf der sich Mitarbeitende neben der Arbeit vernetzen können. Dort findet man zum Beispiel die LunchLotterie. Dieses Tool bringt Mitarbeitende zufällig zu einem Mittagessen zusammen.
Die Zentralbibliothek bleibt am Thema dran. Einige der Ideen waren schnell umsetzbar, andere sind noch in der Umsetzungsphase.
Weiter unten findest du ein Interview mit Alexandra Müller zu ihren Erfahrungen im Prozess.
Alexandra Müller beantwortet Fragen zum Prozess und den Erkenntnissen.
Unterstützend war, dass viele Personen den Prozess mitgetragen haben: die Geschäftsleitung, die Mitglieder der Spurgruppe, viele Kolleginnen und Kollegen. Und es war entlastend, dass wir uns auf euch verlassen konnten für die Prozessgestaltung, die Moderation der Workshops und die Spurgruppentreffen.
Zu Beginn gab es bei einigen Kolleginnen und Kollegen eine grosse Skepsis, dass sich durch die Initiative etwas bewegen würde. Obwohl ich das erwartet hatte, war es nicht immer einfach, dies anzunehmen.
Die Spurgruppe war eine grossartige Idee von euch! Durch ihren Einsatz konnten wir den Kulturentwicklungsprozess zuerst im Kleinen durchleben. Es gab nämlich auch in dieser Gruppe zuerst Widerstand, oder besser gesagt, die Befürchtung, dass sich durch diese Initiative nichts verändern würde. Es war sehr erfreulich zu sehen, wie die Gruppe mit jedem Treffen den Prozess mehr angenommen und auch die Verantwortung dafür übernommen hat. An den Workshops selbst haben Mitglieder der Spurgruppe mit einem starken Opener die Stimmung des Tages beeinflusst. Es war wichtig, dass die Workshops von den Mitarbeitenden eröffnet wurden und nicht von der Direktion oder der Geschäftsleitung. Das war ein kraftvolles Zeichen. Ich bin davon überzeugt, dass unser Kulturprozess durch die Spurgruppe zu einem besseren und effektiveren werden konnte.