Online-Meetings – 3 Tipps, damit es gelingt

Ja, ich gebe es zu. Ich treffe mich mit meinen Teamkolleg*innen auch lieber physisch. ABER jetzt gilt es – dem Corona-Virus sei “Dank” – zu Hause zu bleiben.

Fieberhaft suchen Teams jetzt nach neuen Formen für dezentrale Meetings. Gerade jetzt, wo doch Absprachen, Koordination und das Ausarbeiten gemeinsamer Entscheide so wichtig und dringend ist.

Letzte Woche durften wir ein Meeting eines 11-er Teams moderieren und hosten. Die Organisation ist in der Erwachsenenbildung tätig, meist Outdoor unterwegs und schätzt das reale Feuer und den physischen Austausch. Entsprechend gross waren die Befürchtungen und oder gar der Ärger über ein Online-Meeting.

Ich kann es bereits verraten. Die Stimmen danach – bei der Evaluation des Meetings – waren viiieel milder und sogar sehr positiv.

Warum ist es gelungen? Wir markieren 3 Wegpunkte – ohne den Anspruch an Vollständigkeit.

#1 Das Meeting vorbereiten

Wie bei allen anderen Meetings auch, hängt der Erfolg und die Effizienz eines Meetings von einer guten Vorbereitung ab.
Lade die Teilnehmenden mit der Agenda ein. Allenfalls können sie vorgängig zur Sitzung ergänzende Traktanden einbringen.
Formuliert je Agendapunkt einen Treiber (Worum geht es, warum müssen wir entscheiden oder handeln?) und eine Zeitangabe.
Falls Entscheide anstehen, lasst die verantwortlichen Teilnehmer konkrete Vorschläge vorlegen.
Kläre, wer die Sitzung moderiert und wer Protokoll führt.

Ganz wichtig für die Vorbereitung von Online-Meetings

Mit welchem technischen Tool arbeiten wir?
Haben alle die nötigen technischen Zugänge oder Installationen und Freigaben (Mikrophon, Kamera), um im Meeting teilzunehmen?
> Allenfalls lohnt sich ein Testlauf, um die technischen Fragen mit jeder Person einzeln zu klären, sodass im Meeting keine Zeit verloren geht mit technischen Hürden. Letzteres führt erfahrungsgemäss schnell zu Frust und Resignation.

Wir verwenden als Technik für Online-Calls mehrerer Personen vorwiegend Zoom, Go-to-Meeting, Skype, Whats-App und Slack.

#2 Das Meeting moderieren bzw. hosten

Der Moderator oder die Moderatorin bzw. der Host steht im Dienst der Gruppe. Sie oder er

unterstützt die Gruppe, innert der vorgegebenen Zeit die Ziele zu erreichen.
eröffnet die Sitzung mit Hinweis auf: Sinn und Zweck, Zeitbudget, Agenda.
wacht über das Zeitbudget und spricht an, wenn der zeitliche Rahmen in Gefahr ist.
führt am Ende des Meetings eine Evaluation durch.
sorgt für die Nachbereitung der Sitzung.

Eine Moderation ist für Online-Meetings entscheidend und zwingend notwendig!

Sie oder er erteilt den jeweiligen Teilnehmenden das Wort:
Variante 1: Es bewährt sich, die einzelnen Teilnehmenden reihum direkt zum Sprechen einzuladen.
Variante 2: Eine andere Form ist, dass die Person, die zuletzt gesprochen hat, das Wort an eine nächste Person weitergibt.
Alle, die nicht an der Reihe sind, schalten ihre Mikrophone standardmässig aus. Dadurch kann die Konzentration aufrecht erhalten werden.
Es ist wichtig, dass du als Moderator bzw. Moderatorin eine aktive oder gar proaktive Rolle einnimmst, weil bei dir alle Fäden zusammenlaufen. Gleichzeitiges Reden mehrerer Personen ist möglichst zu vermeiden.

Übrigens: Bei uns wechseln wir uns in der Moderation von Meetings ab.

#3 Für Gleichwertigkeit und Partizipation sorgen – in Runden sprechen und Handzeichen nutzen

In unseren Meetings wollen wir dafür sorgen, dass sich die Menschen aktiv einbringen können. Langwierige Diskussionen sind schon in physischen Sitzungen wenig hilfreich. Erst recht nicht in Online-Meetings. Daher wenden wir folgende Muster an:

in Runden sprechen: Wie bereits unter #02 beschrieben, bedeutet das, dass jede Person zu jeder Frage einmal spricht, der Reihe nach.
Handzeichen: Damit nicht immer Worte nötig sind, arbeiten wir mit den Handzeichen aus Soziokratie 3.0. Wir haben ein Handzeichen für “keine Einwand” (Daumen nach oben), für “ich habe ein Bedenken” (Hand horizontal in Bewegung) und für “ich habe einen Einwand” (Handfläche nach oben). Mit Handzeichen kann und muss sich jede Person positionieren. Es braucht keine Worte und geht deshalb – nach etwas Übung – sehr schnell, um alle einzubinden. In Online-Meetings braucht es dazu noch nichtmal das Mikrophon. Die Voraussetzung ist lediglich, dass der Moderator oder die Moderatorin alle sieht.